Chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams không chỉ là một kỹ năng hữu ích mà còn giúp tăng cường sự tương tác và hiệu suất trong các cuộc họp trực tuyến. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách thực hiện điều này thông qua vài thao tác cơ bản, giúp bạn nâng cao khả năng tận dụng ứng dụng Teams của mình.
Hướng dẫn cách chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams
Để chia sẻ màn hình trên Teams, bạn có thể tuân theo các bước đơn giản sau:
Bước 1: Khởi động app Microsoft Teams trên máy tính và đăng nhập tài khoản nếu được yêu cầu. Tiếp theo, tham gia vào cuộc họp.
Bước 2: Nhấp hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + E để mở màn hình chia sẻ. Bạn cũng có thể tìm nút “Chia sẻ” nằm gần nút “Rời đi” ở phía trên thanh công cụ của ứng dụng Teams.
Bước 3: Một menu sẽ hiển thị, cho phép bạn chọn nội dung cần chia sẻ, như toàn bộ màn hình, cửa sổ ứng dụng cụ thể hoặc thậm chí là một tab trình duyệt.
Bạn sẽ có thể lựa chọn chia sẻ toàn bộ màn hình hoặc chỉ một cửa sổ cụ thể mà bạn muốn chia sẻ. Nếu chọn mục “Màn hình”, Teams sẽ chia sẻ toàn bộ màn hình của máy tính. Trái lại, nếu chọn “Cửa sổ”, chỉ cửa sổ đang hoạt động cụ thể sẽ được hiển thị.
Teams cũng cung cấp các tùy chọn khác như chia sẻ bản trình diễn PowerPoint mà bạn đã tạo sẵn, hoặc mở các tệp đã lưu trên máy tính thông qua tùy chọn “Duyệt”. Ngoài ra, có thêm nút “Bao gồm âm thanh máy tính” để bật hoặc tắt âm thanh cùng với việc chia sẻ màn hình hoặc cửa sổ.
Bước 4: Khi bạn chọn nội dung, màn hình của bạn sẽ bắt đầu hiển thị nội dung được chia sẻ. Bạn sẽ thấy một đường viền màu để nhận biết nội dung được chia sẻ và có các tùy chọn hiển thị khác nhau để điều chỉnh trong cuộc họp.
Nếu bạn muốn người khác trong cuộc họp kiểm soát màn hình của bạn, chỉ cần chọn “Cho phép điều khiển”. Để chia sẻ âm thanh, nhấn vào biểu tượng loa trên màn hình máy tính, gần tùy chọn “Dừng chia sẻ”. Điều này sẽ ngừng chia sẻ màn hình ngay lập tức.
Bước 5: Bất kể bạn có thấy thanh tùy chọn hay không, bạn vẫn có thể dừng việc chia sẻ màn hình bất cứ lúc nào. Chỉ cần nhấp vào nút “Dừng chia sẻ” ở góc phải dưới cùng của màn hình máy tính. Đó là biểu tượng hình vuông với chữ X bên trong, đặt ngay dưới bộ đếm thời gian.
Lưu ý khi share màn hình trên Teams
Khi chia sẻ màn hình trên Teams, hãy nhớ một số điều quan trọng sau: Đảm bảo bạn chỉ chia sẻ với những người bạn muốn họ xem. Trong cuộc họp nhóm, chỉ chia sẻ thông tin cần thiết và tránh tiết lộ thông tin nhạy cảm.
- Trong các cuộc họp quan trọng hoặc có nội dung nhạy cảm, tắt thông báo từ các ứng dụng trên máy tính để tránh hiển thị thông báo trên màn hình chia sẻ.
- Nếu bạn muốn ngăn người xem chỉnh sửa nội dung trong màn hình chia sẻ, hãy sử dụng tùy chọn “Cửa sổ” để chỉ chia sẻ một cửa sổ ứng dụng cụ thể bạn đang sử dụng.
- Đảm bảo kết nối Internet ổn định và tốc độ đủ nhanh để hỗ trợ chia sẻ màn hình và giảm độ trễ.
- Cuối cùng, nhớ chọn tùy chọn “Dừng chia sẻ” khi bạn kết thúc việc chia sẻ. Điều này ngăn người khác tiếp tục xem màn hình sau khi cuộc họp kết thúc.
Lợi ích của việc share màn hình trên Teams
Xem thêm: 5+ Cách sửa lỗi laptop không nhận tai nghe
Việc chia sẻ màn hình trên Teams mang lại nhiều lợi ích hữu ích:
- Tương tác và Đồng bộ: Tạo sự tương tác và đồng bộ khi mọi người có thể theo dõi và chia sẻ thông tin trực tiếp trên màn hình.
- Tiết kiệm thời gian và Tăng hiệu quả: Loại bỏ việc gửi tài liệu qua email, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc.
- Hướng dẫn từ xa: Cho phép giảng viên hoặc người hướng dẫn dễ dàng giảng dạy và hướng dẫn từ xa mà không cần gặp mặt trực tiếp.
- Cộng tác và Trao đổi thông tin: Thuận tiện cho việc cộng tác và trao đổi thông tin, chia sẻ tài liệu và ứng dụng một cách nhanh chóng.
- Linh hoạt trong công việc: Tăng tính linh hoạt cho nhân viên làm việc từ xa và tiết kiệm chi phí văn phòng cho các công ty.
Với vài thao tác đơn giản, chia sẻ màn hình trên Teams trở nên linh hoạt và tiện lợi hơn bao giờ hết. Hãy khám phá khả năng tương tác và linh hoạt trong các cuộc họp trực tuyến của bạn ngay hôm nay để trải nghiệm sự thuận tiện và tạo ra những trải nghiệm làm việc và học tập trực tuyến mượt mà hơn.
